各位老铁们好，相信很多人对归档文件整理规则（归档文件整理规则只适用于）都不是特别的了解，因此呢，今天就来为大家分享下关于归档文件整理规则（归档文件整理规则只适用于）以及归档文件整理规则（归档文件整理规则只适用于）的问题知识，还望可以帮助大家，解决大家的一些困惑，下面一起来看看吧！

档案管理丨《归档文件整理规则》整理原则、流程与一般要求

为了适应纸质文件与电子文件并存的现状，满足信息化条件下归档文件整理的需要，2016年6月1日起施行的《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）在整理原则、整理流程等方面做了较大幅度的修订。

整理原则

1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

文件伴随着机关、团体和社会组织的职能活动产生，有其自身的形成规律和特点。2012年印发的《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》为机关公文办理提供了统一的规范和标准。这些规范和标准连同长期以来各机关在文件处理过程中形成的习惯做法，以及办公自动化条件下电子文件形成的特殊要求，构成了文件形成的一般规律。遵循文件的形成规律对归档文件进行整理，实际上是将整理作为文件形成的自然延续过程，能够最大限度减少个人对文件材料的人工干预，提升文件整理质量。

文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中，在来源、时间、内容等方面形成的内在关联性，这种关联性既记录了文件之间及文件组件之间的互相关系，也为档案记录的完整性和有序性提供了保障。在归档文件整理中保持文件之间的有机联系，既能更好地反映机关主要工作活动的历史面貌，也便于日后的检索和利用。

2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

文件的价值是由它的内容及其对本机关工作的作用、对未来研究历史的作用决定的。就一个机关文件的价值而言，不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，也不是所有归档文件都要永久保存。《规则》从分类开始，就将不同保管期限的文件区分开来，为针对性地开展后续工作打下了基础。

便于保管、方便利用是归档文件整理工作的重要目标。便于保管，就是通过区别文件材料的不同价值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之间的有机联系，以提高归档文件的查全率和查准率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值的基础之上的，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。

3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

这是一项全新的整理原则。在信息化条件下，归档文件整理必须统筹考虑传统的纸质文件和电子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原则、基本方法不同而带来诸多问题。解决这一问题的基本思路就是实现信息化条件下的文档一体化管理，即将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息和工作成果。因而，合理规划归档文件整理流程，使办理完毕的文件能够直接进入整理环节，同时，尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加贴近文书、业务人员的工作实际就显得尤为重要。

4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

在纸质文件与电子文件并行的情况下，保证二者的协调统一是目前进行归档文件整理必须面对的问题。要实现二者的协调统一，首先要统筹规划公文处理和档案管理工作，在公文处理环节前置档案管理的部分要求，在档案管理环节继续采用文书处理阶段产生的相关信息，使二者成为一个有机整体；其次要结合本单位情况，确定是以纸质文件还是以电子文件整理为主，再依次确定整理的策略和方法，保证二者整理的协调一致。

整理流程

《规则》规定，归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。在这个过程中，组件、分类、排列、编号、编目是纸质文件与电子文件整理的通用整理流程。

具体来说，纸质文件的整理流程包括：组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架。

与之相对应，电子文件的整理流程包括：组件、格式转换、元数据收集、分类、排列、编号、编页、编目、归档数据包组织、存储等。

一般要求

在整个整理流程中，组件、分类、排列、编号、编目是纸质文件与电子文件整理的通用整理流程，亦即归档文件整理的一般要求。

1、组件

组件即件的组织，包括件的构成和件内文件排序。也就是说，完成组件流程需要明确两项内容：一是件由哪几部分构成，二是这些构成部分如何排序。按照要求构成并规范排序的文件才能完成组件。

在组件流程中，新旧《规则》的区别主要反映在对“来文与复文”的组件方法上。对于来文和复文，原《规则》规定“可为一件”，实践中不少地区和部门往往采取组成一件的方式对纸质文件整理来说没有问题，但如果照此对电子文件进行整理，则会增加管理层次、影响命名和即时归档。新《规则》将之修订为“一般独立成件，也可为一件”，是归档文件“一般以每份为一件”这一原则的回归，同时也使归档文件的整理更加契合文件的形成规律。当然，提倡“一般独立成件”并不是绝对排斥“也可为一件”，各地区各部门可以基于习惯做法、办公自动化等因素合理确定。

需要特别指出的是，机关工作中形成审批、审查、核准处罚、处分、复议、国家赔偿等文件材料，如果按“件”整理，则一次审批、审查、核准处罚、处分、复议、国家赔偿形成的文件材料应作为一件。在排序上，要求结论性材料在前，其他材料依工作流程顺序排列在后。

2、分类

分类是指全宗内归档文件的分类、即将归档文件按其来源、时间、内容和形成等方面的特征，分为若干类别、并将各类别按照层级关系组合为一个有机整体的过程。对归档文件进行合理的分类，不但能有效揭示归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，对于归档文件的排列、编号、编目、排架等也有重要意义。

考虑到原《规则》中“保管期限—年度—机构”分类法会给机关档案的日常管理、利用带来较大不便、新《规则》推荐优先采用“年度—机构（问题）—保管期限”“年度—保管期限—机构（问题）”三级分类方法，规模较小或公文办理程序不适于机构（问题）分类的立档单位，推荐采用“年度—保管期限”分类方法。

需要注意的是，分类方案应保持相对稳定。确需调整时，最好从一个新的阶段开始。分类方案的调整情况，应在全宗指南中说明，以便档案管理前后工作的衔接。

3、排列

排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。同原《规则》“按事由结合时间、重要程度等排列”相比，修订后的《规则》根据实践经验对排列原则进行了简化，规定“按时间结合事由排列”，使之更加符合办公自动化条件下归档文件的整理。同时，要求“同一事由重点的文件，按文件形成先后顺序排列”，“会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。

可以从以下几个方面理解归档文件的排列原则:在分类方案的最低一级类目内进行归档文件排列；同一事由的归档文件应集中排列在一起；同一事由内归档文件按照文件形成时间顺序排列；不同事由的归档文件应按照时间顺序排列；会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

4、编号

编号是指归档文件按分类方案和排列顺序编制档号。编制档号是对档案进行规范管理的基本要求、也是对不同类型档案进行统一管理的重要前提。

在表现形式上，档号除了表现为一组体现整理规则并包含归档文件类别、排列顺序等要素的数字、字符的集合外，还表现为盖在每件纸质文件上、包含档号构成要素的归档章。因而，在归档文件整理中，档号编制具体体现在两处：一是在归档文件目录中按照档号编制要去填写“档号”项目，二是在纸质文件上盖归档章并填写内容。

档号的编制原则、结构、编制方法等将在后续解读文章中专章论述，此处不再展开。

5、编目

编目是指编制归档文件目录。编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文件的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供了基本条件。

新《规则》在编目项目上增加了序号、档号、密级项目，去掉了件号项目；同时对调文号与责任者位置，使责任者链接题名，便于阅读。新《规则》增加的序号项目是指固定归档文件顺序号，其作用仅为配合档号固定归档文件先后顺序，并对一定范围内的归档文件数量进行简单统计，本身并没有特定涵义。而原《规则》中的件号既承担固定顺序、统计数量的职责，又在一定程度上代行“档号”职能，容易造成混淆，因而在修订中予以去掉，并以序号、档号代之。

需要指出的是，归档文件目录只是最基本的检索工具，各地区各部门还可以根据需要另行编制诸如专题目录、分类目录、重要文件目录等其他检索工具，以方便归档文件的查找、利用。

来源：《中国档案》2016年第11期 作者：国家档案局 丁德胜

档案行业标准|《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）

这篇文章的内容，《办公过程中不可少的档案小知识——档案整理的步骤》，是根据档案行业标准《归档文件整理规则》而来的，看完又理解了这个规则，可以说，档案整理就再也难不倒你了，记得收藏，多多学习哈。

前 言

本标准代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》。 　

本标准与DA/T 22-2000相比主要变化如下： 　

——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009进行了修改; 　　

——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料; 　　

——调整归档文件分类方法; 　

——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求; 　　

——增加归档文件档号结构和编制要求; 　　

——将室编件号、馆编件号统一为件号; 　　

——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。 　　

本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。 　　

本标准由国家档案局提出并归口。 　　

本标准起草单位：国家档案局档案馆(室)业务指导司。 　　

本标准主要起草人：许卿卿 丁德胜 张会琴 张红 吴惠敏 刘峰 王勤 宋涌 　　

本标准于2000年12月6日首次发布。

插图，只是为了缓解眼睛疲劳

1 范围

本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 18894 电子文件归档与管理规范

DA/T 1-2000 档案工作基本术语

DA/T 13-1994 档号编制规则

DA/T 25-2000 档案修裱技术规范

DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1

归档文件 archival document(s)

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

3.2

整理 arrangement

将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

3.3

件 item

归档文件的整理单位。

3.4

档号 archival code

在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

4 整理原则

4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

5 一般要求

5.1 组件（件的组织）

5.1.1 件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

5.1.2 件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

5.2 分类

5.2.1 立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

5.2.2 归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。

a）按年度分类

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

b）按机构(问题)分类

将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

c）按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3 规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。

5.3 排列

5.3.1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

5.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

5.3.3 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4 编号

5.4.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

5.4.2 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码?年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用”·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

5.4.3 档号按照以下要求编制：

a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994编制。

b）档案门类代码?年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。

c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

5.4.4 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

5.4.5 归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项（见附录A 图A1）。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按照5.4.3编制，页数用阿拉伯数字标识（见附录A 图A2）。为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识（见附录A 图A3）。

5.5 编目

5.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

5.5.2 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

a）序号：填写归档文件顺序号。

b）档号：档号按照5.4.2-5.4.3编制。

c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。

g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

i）备注：注释文件需说明的情况。

5.5.3 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（见附录B 图B1）。

5.5.4 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B 图B2）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

6 纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

6.1 修整

6.1.1 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

6.1.2 归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。

6.1.3 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

6.1.4 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

6.2 装订

6.2.1 归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

6.2.2 应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

6.2.3 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

6.2.4 永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订（见附录C 图C1、图C2）或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

6.2.5 永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

6.2.6 定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照6.2.4-6.2.5执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照6.2.4执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

6.3 编页

6.3.1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

6.3.2 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

6.3.3 文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

6.4 装盒

将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

6.4.1 档案盒

6.4.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等（见附录D 图D1）。

6.4.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录D 图D2、图D3）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

6.4.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。

6.4.2 备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录E）。

a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

c）整理日期：归档文件整理完成日期。

d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。

6.5 排架

6.5.1 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

6.5.2 归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。

6.5.3 归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

7 归档电子文件的整理要求

7.1 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5 一般要求”的规定。

7.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。

7.3 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894等标准的应用系统。

附录：

《归档文件整理规则》再解读

文图：许静

​省档案馆第一期网络课程已圆满结束。根据调查问卷及培训情况反馈，网课反响强烈、效果较好。各地市档案馆、企事业单位、高校等的档案人认为授课内容丰富，理论结合实际，希望继续开展。为扩大学习成果，增强档案人业务工作能力，馆领导班子决定，组织开展第二期网络培训课程。

4月23日上午10点，第二期第一讲在腾讯课堂开讲，内容为《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）2015版的解读。《规则》曾于2月25日由科研所所长柴如玉讲解过，经课后反馈，大家普遍反映讲课内容实用，但因为时长限制，部分内容没有展开，希望能够再次细致、深入地进行学习。此次网课柴如玉就《规则》在适应当前档案工作和总结过去工作经验的基础上，在结构和内容上做了哪些调整，如何细化文书档案的整理工作流程，以及归档过程中常见的问题进行解读，针对性、指导性、实操性更强。讲座由省档案馆副馆长郑惠姿主持，她表示，学习、贯彻和执行《规则》，对提升档案工作人员的业务素质、能力水平具有较强的指导意义。

根据人事处安排，接下来的三次课程将继续由柴如玉深入讲解《规则》。

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